Área de Patrimonio

Objetivo general

El Área de Patrimonio de la FCEFyN tiene como objetivo gestionar, registrar y controlar los bienes de uso la Facultad, garantizando información confiable, procedimientos uniformes y un uso eficiente de los recursos institucionales

Principales funciones del área

• Registro y actualización permanente del inventario de la dependencia.
• Asegurar el seguimiento, localización y estado de los bienes.
• Aplicación de los criterios y procedimientos para la gestión patrimonial.
• Brindar asesoramiento técnico y administrativo a departamentos, cátedras y áreas en materia patrimonial.
• Facilitar la rendición de cuentas, auditorías y controles internos, garantizando la trazabilidad de los bienes.
• Promover el uso eficiente, responsable y racional de los bienes patrimoniales.
• Detectar y gestionar situaciones irregulares o inconsistencias en el inventario, promoviendo su normalización.

¿Qué se considera Bienes de Uso?

Son aquellos bienes, tangibles o intangibles, destinados al desarrollo de las actividades habituales de la Facultad, que:

• No se consumen con su primer uso
• Tienen una vida útil superior a un año

También se incluyen:

• Bienes en construcción, tránsito o montaje
• Anticipos a proveedores vinculados a su adquisición

Los activos intangibles comprenden derechos como franquicias, licencias u otros similares, cuyo valor depende de su capacidad de generar beneficios futuros.

Principales procesos

La gestión de los Bienes de Uso se realiza a través de los siguientes procesos:

• Altas: Incorporación de bienes por compra o donación.
• Transferencias: Movimientos de bienes entre áreas (intradependencias e interdependencias)
• Bajas: Retiro de bienes por obsolescencia, rotura, pérdida u otras causas justificadas.

Mantener estos procesos actualizados permite asegurar un adecuado control, registro y uso de los bienes institucionales.

Consiste en la transferencia gratuita de bienes patrimoniales por parte de personas individuales u organizaciones a la FCEFyN.

Procedimiento:

El responsable de la donación debe generar un expediente de “Registro Patrimonial de Bienes” en el sistema GDE. En el mismo deberá incluir:

1. Una nota donde detalle los bienes donados (cantidad y descripción). En el caso que se trate de bienes adquiridos con fondos de un proyecto o convocatoria de investigación, incluir el Acta de donación generado por el Sistema de Rendición Contable (Weke).
2. Especificar en la nota el área, cátedra o centro de vinculación receptor de la donación, así como un correo electrónico de contacto.
3. La factura de compra de los bienes o comprobante que la reemplace.
4. Incluir el siguiente formulario Formulario de Donación

Una vez procesada la donación, desde el Área de Patrimonio nos pondremos en contacto a fines de acordar la entrega de los stickers que identificarán a los bienes patrimoniados.

Retiro de etiquetas patrimoniales (stickers)

Con el fin de asegurar la correcta identificación y control de los bienes de la Facultad: si registraste el alta de un bien o formalizaste una donación, el área responsable del bien deberá acercarse al Área Económica para retirar las etiquetas patrimoniales (stickers) correspondientes.

Importante:

• Los stickers permiten identificar cada bien dentro del sistema patrimonial.
• Deben ser colocados en un lugar visible del bien.
• Enviar dos fotos del bien (uno donde se perciba completo y otro donde se aprecie el sticker) por correo electrónico a fin de incorporarlo al sistema contable de Patrimonio.
• Su correcta colocación es fundamental para auditorías y controles.

¿Dónde retirarlos? Oficina de Patrimonio - Área Económica

¿Cuándo? Coordinar el retiro al correo patrimonio@fcefyn.unc.edu.ar

No se procesarán expedientes que no contengan el formulario respectivo

La baja de bienes de uso consiste en la eliminación de un bien del patrimonio de la Universidad Nacional de Córdoba. Esta baja se produce cuando un bien es retirado definitivamente del patrimonio por encontrarse en condición de desuso, rezago o destrucción para los bienes tangibles y vencido (este último para el caso de los bienes intangibles).

Los motivos por los cuales se puede solicitar la baja de un bien son:

• Rezago: la utilización del bien resulta imposible o no conviene económicamente.
• Desuso: el bien por sus características técnicas y/o por el adelanto tecnológico ha dejado de tener utilidad para el fin que fue adquirido
• Destrucción: el bien ha sido reducido a pedazos, a cenizas o a sufrido un grave daño
• Robo: Consiste en apoderarse ilegalmente de una cosa mueble con fuerza en las cosas o con intimidación o violencia en las personas..
• Hurto: Consiste en apoderarse ilegalmente de una cosa mueble pero sin emplear la fuerza ni en las personas ni en la cosa.

El responsable patrimonial del bien desaparecido debe realizar la denuncia ante la Policía Federal Argentina – Delegación Córdoba y elevar Expediente - GDE , informando la desaparición del bien dirigida al Encargado Patrimonial.

Instructivo:

El Responsable patrimonial del Área, que solicita la baja, deberá: Generar un expediente electrónico (EE) - en el sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) para iniciar el trámite.

Incluir la siguiente documentación :

1. Nota solicitando la autorización de la baja de los bienes, donde expone el motivo de la solicitud de baja. Dirigida a la Encargada de Patrimonio, (Cra. Liliana Basualdo).
2. Informe técnico de baja de los bienes eléctricos, electrónicos, electromecánicos e informáticos. El mismo debe ser emitido por la persona idónea en la materia de que se trate, consignando el estado del bien y los motivos por los cuales debe ser dado de baja.
3. Fotos de los bienes a dar de baja, una donde se vea el bien completo y otra donde se aprecie el sticker con el n° de inventario.
4. Incluir el siguiente formulario Formulario de Baja

Aclaraciones importantes:

Finalizado el procedimiento administrativo de baja, dar un destino final a los bienes patrimoniales, a fines de evitar que permanezcan guardados en depósitos.

Entre las alternativas posibles:

• Ser ofrecidos a otras dependencias de la UNC
• Transferirlos sin cargo a organismos públicos o entidades privadas sin fines de lucro (de beneficencia, fomento, culturales, deportivas, etc.) legalmente constituidas en el país.
• Contactar al área Patrimonio a fin de destinarlos a la empresa recicladora de bienes en rezago.

En el caso de los vehículos, además del trámite administrativo de la baja, es necesario realizar las gestiones pertinentes en el Registro de la Propiedad Automotor con el fin de evitar futuros inconvenientes.

No se procesarán expedientes que no contengan el formulario respectivo

Transferencia entre Dependencias

Todo movimiento, entre dependencias, de un bien patrimonial que no implique la baja en el patrimonio de la Universidad Nacional de Córdoba.

1. Se debe generar un expediente electrónico (EE) de “Registro Patrimonial de Bienes” en el sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) para iniciar el trámite de transferencia de bienes patrimoniales
2. Incluir en el EE la siguiente documentación:
   1. Nota GDE solicitando la transferencia de los bienes dirigida a la Encargada de Patrimonio de la Facultad (Cra. Liliana Basualdo); la nota debe ser firmada por el responsable del Área y debe contener los datos de los bienes a transferir (descripción, número de inventario y el área responsable) y datos de la dependencia receptora de los bienes.

Transferencia Interna entre Áreas de la misma Dependencia

Consiste en el movimiento de bienes patrimoniales entre áreas de una misma dependencia.

1. El responsable del Área que cede los bienes, debe solicitar la transferencia de bienes, por NOTA - GDE, a la Encargada de Patrimonio de la Facultad (Cra. Liliana Basualdo) ; la nota debe ser de firma conjunta, por el responsable del Área que transfiere y responsable de Área receptora, se debe adjuntar fotos donde se vea el estado general del bien y debe contener los datos de los bienes a transferir (descripción, número de inventario y el área responsable) y datos del área receptora de los bienes.
2. Una vez receptado los bienes por el responsable de los mismos , firmar la solicitud de transferencia de bienes patrimoniales y enviar por mail.

Si en tu área tienen bienes adquiridos anteriormente y los mismos no están identificados, te ayudamos a ponerte al día.